Uma das perguntas que sempre aparece na hora de comparar propostas de software é por que dois fornecedores chegam a preços tão diferentes para um sistema que, à primeira vista, parece o mesmo.
Na Flexora, perguntam muito por que orçamos do jeito que orçamos, principalmente quando o cliente já tem em mãos uma proposta bem mais barata. Este texto é a nossa resposta direta: quais fatores podem explicar a diferença de preço, qual evidência temos para cada um deles e o que é interpretação nossa, e não fato comprovado.
Por que um orçamento de software pode custar o dobro do outro?
Dois fornecedores podem não estar orçando o mesmo trabalho, mesmo chamando tudo pelo mesmo nome. Um pode estimar a partir de uma conversa; o outro, a partir de um levantamento documentado. Um pode incluir QA (garantia de qualidade), suporte pós-entrega, documentação técnica e um processo claro de entrega e transição; o outro, não. Mas essa não é a única explicação possível: a diferença também pode vir da composição e da senioridade da equipe, da estrutura de custos do fornecedor, da tecnologia usada, do nível de especialização ou simplesmente de uma margem diferente.
Uma diferença grande de preço, sozinha, não prova que um fornecedor esteja cobrando demais nem que o outro esteja deixando trabalho de fora. Antes de chegar a essa conclusão, vale normalizar o que está sendo orçado em cada proposta.
O escopo não documentado é uma fonte comum de divergência
Um orçamento feito em cima de uma conversa e outro feito em cima de um levantamento documentado não são o mesmo exercício. Sem uma definição clara de casos de uso, perfis e permissões, cada fornecedor pode estar estimando sobre uma base diferente — o que às vezes significa que um está orçando uma versão mais completa do mesmo pedido, e não cobrando mais caro pela mesma coisa.
Um estudo da McKinsey em parceria com a Universidade de Oxford, Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value, baseado numa base de mais de 5.400 projetos de TI, analisou, entre outros, os projetos considerados de grande porte — aqueles com orçamento inicial acima de USD 15 milhões — e encontrou neles, em média, 45% de custo adicional, 7% de estouro de prazo e 56% menos valor entregue do que o previsto. Esses números não são diretamente transponíveis para um projeto de software de uma pequena empresa paraguaia. Ainda assim, a pesquisa analisa fatores como gestão de requisitos e mudanças, qualidade, escopo, talento e gestão do projeto, que servem como referência para entender por que uma estimativa pode se desviar.
Quem executa o projeto e como a equipe se organiza também mexe no custo
Um freelancer e uma equipe com desenvolvimento, QA e gestão de projeto não são substitutos automáticos um do outro, ainda que orcem o “mesmo” sistema — mas também não dá para assumir que um é arriscado e o outro é seguro por definição. Um freelancer tem estrutura menor e pode ser perfeitamente adequado para um trabalho bem delimitado; uma equipe traz redundância, especialização e separação de responsabilidades, o que ajuda em projetos mais complexos. Nenhuma das duas estruturas garante, sozinha, qualidade, documentação ou continuidade.
O que vale mesmo a pena verificar: quem vai executar o trabalho de fato, qual experiência essa pessoa tem, quem revisa o código antes de ele chegar à produção, como as ausências são cobertas e qual documentação fica do projeto.
Pela nossa experiência, quando uma equipe pouco experiente trabalha sem revisão técnica suficiente, o risco de retrabalho aumenta — é uma observação da nossa prática, não uma estatística de mercado.
A qualidade técnica nem sempre aparece na demonstração
Decisões técnicas diferentes podem ser razoáveis conforme a escala, a criticidade e o orçamento de cada projeto — uma solução simples não é necessariamente uma solução ruim. Dito isso, construir com testes automatizados, ambientes de teste e controle de versão desde o início costuma dar mais trabalho do que entregar algo que funciona hoje com poucos dados de teste, e essa diferença às vezes só aparece quando o sistema passa a operar com volume real.
Se a sua empresa já trabalha com planilhas, sistemas antigos ou outras fontes de informação, migrar e limpar esses dados pode representar um trabalho adicional relevante. Vale verificar expressamente se isso está incluído, excluído ou ainda pendente de estimativa — e não presumir que “sempre” fica de fora das propostas mais baratas.
O que acontece depois da entrega precisa estar claro
A manutenção evolutiva (atualizar dependências, corrigir bugs que só aparecem no uso real, adaptar o sistema às mudanças do negócio) é um custo real que não some quando o sistema entra em produção. A FullScale, um fornecedor do setor, publica uma regra de bolso de 15% a 20% do custo original de construção por ano — não é uma tarifa universal, já que depende do sistema, do SLA, da infraestrutura e do modelo de suporte acordado (FullScale). O fato de a manutenção não estar no preço inicial não torna a proposta incompleta automaticamente; o que importa é ficar claro qual suporte existe depois da entrega, por quanto tempo, o que ele inclui e quanto custa.
O mesmo vale para hospedagem, domínio, certificados e monitoramento: podem ser custos recorrentes ou serviços de terceiros, e uma comparação correta precisa identificá-los, mesmo que sejam faturados separadamente.
Sobre treinamento de usuários não temos nenhuma fonte que quantifique o custo. Pela nossa experiência, é um dos primeiros itens a encolher quando o preço aperta, mas isso é observação nossa, não dado de mercado.
Propriedade do código e saída do fornecedor
Quais direitos cada parte tem sobre o código desenvolvido, se você tem acesso ao repositório e à documentação necessária para seguir com outro fornecedor, e se existem componentes ou licenças de terceiros com condições diferentes — são perguntas que precisam ficar claras por escrito, independentemente de o orçamento ser barato ou caro. Detalhamos essa distinção entre propriedade, licenças, acesso ao código e documentação em como comparar orçamentos de software sob medida.
Como normalizar dois orçamentos antes de comparar o preço
Comparar só o total pode enganar quando cada proposta inclui elementos diferentes. Antes de decidir pelo preço, coloque as duas propostas na mesma tabela:
| Fator | Proposta A | Proposta B | É comparável? |
|---|---|---|---|
| Escopo funcional | |||
| Exclusões | |||
| Levantamento / discovery | |||
| UX/UI | |||
| Equipe e senioridade | |||
| QA e tipos de teste | |||
| Migração de dados | |||
| Integrações | |||
| Implantação | |||
| Documentação | |||
| Treinamento | |||
| Correção de defeitos pós-entrega | |||
| Manutenção | |||
| Hospedagem / infraestrutura | |||
| Direitos, licenças e acesso ao código | |||
| Custos de terceiros |
Só quando essas linhas estiverem suficientemente alinhadas é que faz sentido comparar o total. Se uma proposta exclui algo que a outra inclui, estime esse item separadamente antes de concluir qual das duas é mais barata.
Integrações locais: por que o orçamento varia no Paraguai
Sobre integrações com SIFEN/DNIT e outros sistemas locais, fizemos a pesquisa e não encontramos estudos específicos do mercado paraguaio que permitam colocar um número confiável nesse custo adicional. Preferimos dizer isso com clareza a inventar um valor. Se o seu projeto precisa do SIFEN, peça evidências de projetos anteriores comparáveis, pergunte como o fornecedor trabalha com o Manual Técnico e as notas técnicas em vigor da DNIT (e-Kuatia: Documentación Técnica) e confira se a análise, o desenvolvimento e os testes correspondentes estão contemplados. Aprofundamos esse ponto no nosso texto sobre os riscos de escolher o orçamento mais barato.
Como montamos nosso orçamento na Flexora
Quando orçamos, buscamos que o número reflita o trabalho real: levantamento documentado, equipe com revisão de código, testes, plano de pós-entrega, documentação técnica e condições claras de acesso ao repositório e ao código desenvolvido. Se a sua comparação de orçamentos tem uma diferença grande, o primeiro passo não é descartar a proposta cara nem desconfiar da barata: é revisar linha por linha o que cada uma inclui, usando a tabela acima como ponto de partida. Deixamos um guia prático para isso em como comparar orçamentos de software sob medida.
Se, além de um sistema sob medida, o seu projeto precisa automatizar processos que hoje são feitos à mão, dá para conferir também nosso serviço de automação de processos, que costuma entrar na mesma conversa de escopo.